Zásady zpracování osobních údajů Glevi

Verze: 1.1 · Účinnost od: 1. 11. 2026

Článek 1. Kdo jsme a pro koho jsou tyto zásady

1.1 Službu Glevi provozuje This is fine s.r.o., IČO 29971209, se sídlem 8. listopadu 438/46, Břevnov, 169 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 455254 (dále „Glevi“, „my“). Dotazy k ochraně osobních údajů i všechny ostatní dotazy vyřizujeme e-mailem na info@glevi.cz. Písemně nás zastihnete na adrese sídla uvedené výše.

1.2 Glevi je systém pro salony: administrace salonu, web salonu s rezervačním widgetem, SMS a e-mailové zprávy klientům, AI asistent a volitelná AI recepční. Podle toho, o čí údaje jde, máme dvě různé role:

1.3 Jste-li klientkou nebo klientem salonu, správcem vašich údajů je salon, u kterého se objednáváte. Glevi pro něj údaje jen technicky zpracovává podle jeho pokynů a smlouvy o zpracování osobních údajů. S žádostmi (přístup, oprava, výmaz, odhlášení) se obracejte primárně na salon; pokud napíšete nám, žádost salonu předáme.

Článek 2. Uživatelé účtů salonů (Glevi je správce)

2.1 Jaké údaje zpracováváme

• identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon, název salonu, role v salonu;
• přihlašovací údaje: e-mail a heslo (heslo ukládá poskytovatel přihlašování jen v zašifrované podobě, hash), údaje o relaci;
• přihlášení účtem Google nebo Apple: jméno, e-mail a identifikátor účtu, které nám daná služba předá (u Googlu i odkaz na profilovou fotografii); heslo k těmto účtům nevidíme. Údaje z účtu Google používáme jen k přihlášení a vedení vašeho účtu v Glevi, neprodáváme je a nepoužíváme je k reklamě;
• fakturační a platební údaje: identifikace salonu (IČO, DIČ, adresa, pokud je zadáte), tarif, historie plateb a dokladů, spotřeba (SMS, minuty AI recepční, AI kredity); údaje o platební kartě zpracovává přímo Stripe, my vidíme jen např. typ karty a poslední čtyřčíslí;
• provozní a bezpečnostní záznamy: auditní záznamy o změnách a exportech (kdo, co, kdy), záznamy o přístupu naší podpory, technické logy bez obsahu zpráv;
• komunikace s námi: dotazy na podporu, zpětná vazba a nápady odeslané z aplikace („Tvoje nápady“); před tříděním pomocí AI v nich nahrazujeme e-maily, telefonní čísla a jména klientů salonu zástupnými značkami;
• konverzace s AI asistentem v administraci (otázky, odpovědi, navržené akce);
• doporučení (čl. 2.4): doporučovací kód, který salon použil, měsíce zdarma, údaje pro kontrolu proti zneužití a podklady pro výpočet odměny toho, kdo salon doporučil; u salonu, který doporučuje další salony, jeho vlastní kód, doporučené salony a kredit z doporučení.

2.2 Proč a na jakém základě

Novinky ani obchodní sdělení Glevi uživatelům účtů nezasíláme. Měsíční shrnutí salonu je provozní e-mail a lze ho vypnout v nastavení „Můj profil“.

2.3 Jak dlouho: po dobu trvání smlouvy; účetní doklady 10 let (zákon o účetnictví, zákon o DPH, je-li relevantní). Po ukončení smlouvy zůstávají údaje o účtu i data salonu uloženy beze změny; automatický export ani výmaz po ukončení smlouvy neprovádíme. Po ukončení smlouvy vám na požádání data pošleme a smažeme je do 30 dnů; účetní doklady uchováváme po výše uvedenou zákonnou dobu. O kopii nebo výmaz údajů můžete kdykoli požádat podle čl. 8. Konverzace s AI asistentem se automaticky mažou po 120 dnech. Zpětnou vazbu uchováváme po dobu trvání účtu salonu a 1 rok poté.

2.4 Partnerský program a doporučení salonů

Salon může při registraci nebo později v Tarifu (nejpozději do první platby) zadat doporučovací kód partnera Glevi nebo jiného salonu. Glevi je správcem těchto údajů:

• u partnera: jméno nebo firma, e-mail, telefon, IČO (má-li ho), číslo bankovního účtu, zda je plátcem DPH, datum podpisu smlouvy, jeho kód a podmínky, přivedené salony a jeho odměny a výplaty;
• u salonu, který kód použil: použitý kód, měsíce zdarma, datum první platby, zaplacené měsíce a z nich vypočtené odměny;
• u salonu, který doporučuje jiné salony: jeho kód, doporučené salony a kredit z doporučení (připsaný, započtený a propadlý).

Abychom předešli zneužití (salon by si nemohl doporučit sám sebe), porovnáváme IČO salonu, otisk platební karty od Stripe (ne číslo karty) a telefon salonu s údaji partnera nebo doporučujícího salonu a s dříve placenými účty. Shoda neznamená automatické zamítnutí; posoudí ji člověk.

Partner ani doporučující salon nevidí o doporučeném salonu nic víc než jeho název a stav (zkouší, má měsíc zdarma, platí, ukončil, neuznán); partner navíc výši své odměny. Kontaktní ani platební údaje salonu, jeho klienty ani rezervace nevidí. Kdo doporučovací kód zadává, je o tom informován u pole pro kód.

Údaje partnera uchováváme po dobu spolupráce a poté 3 roky; doklady o výplatách 10 let (zákon o účetnictví). Údaje o použitém kódu a odměnách uchováváme po dobu trvání smlouvy se salonem a účetní doklady podle čl. 2.3. Kredit z doporučení propadá po 12 měsících bez placeného předplatného.

Článek 3. Salony, které oslovujeme (Glevi je správce)

3.1 Abychom mohli salonům nabídnout službu, vyhledáváme veřejně dostupné údaje o provozovnách: název, adresu, veřejný telefon a e-mail, odkaz na web a veřejný profil na Instagramu, hodnocení a kategorii z Map Google a obsah veřejného webu salonu (text a snímky stránek). U profilu na Instagramu, na který salon sám odkazuje, zjišťujeme jen počet sledujících a datum posledního příspěvku. Může jít i o kontakt zveřejněný u jmenovitě uvedené majitelky či uvedeného zaměstnance. Z těchto údajů můžeme připravit neveřejnou ukázku webu, přístupnou jen přes tajný odkaz.

3.2 Právní základ: oprávněný zájem na nabídce služby podnikatelům (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Sociální sítě neprohledáváme, nesbíráme seznamy sledujících, komentáře ani osobní kontakty z jiných zdrojů. Oslovení podléhá našemu ručnímu posouzení.

3.3 Doba uložení: ukázka webu a dočasné kopie fotografií (nejvýše šest, z oficiálního webu nebo veřejného Instagramu salonu) se mažou po 120 dnech; snímky a texty stránek webu salonu po 180 dnech; surové výsledky vyhledávání mažeme po zpracování. Záznamy o salonech, které se zákazníky nestaly, mažeme po 180 dnech bez další aktivity (vyhledání, zpracování, ukázky webu nebo kontaktu). Při tvorbě ukázky webu se vstupy a odpovědi u poskytovatele AI (OpenAI) neukládají.

3.4 Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku na info@glevi.cz; údaje pak přestaneme používat a salon už neoslovíme.

Článek 4. Návštěvníci webu glevi.cz, administrace a webů salonů

4.1 Cookies. Web glevi.cz ani weby salonů nepoužívají reklamní ani analytické cookies. Administrace používá jen nezbytné cookies a úložiště prohlížeče pro přihlášení, volbu jazyka a rozpracované změny.

4.2 Měření provozu a chyb. Pro zjišťování chyb, výkonu a základního používání funkcí používáme nástroj PostHog (datové centrum v EU) v režimu bez cookies: nevytváří profily osob, nenahrává průběh návštěvy, nesleduje kliknutí automaticky a nepropojuje návštěvy napříč weby. IP adresa a identifikace prohlížeče se použijí jen k výpočtu jednodenního anonymního otisku a před uložením se odstraní. Neposíláme celé adresy stránek ani obsah formulářů. U návštěv webu glevi.cz zaznamenáváme navíc typ zobrazené stránky, doménu webu, ze kterého jste přišli (například google.com, nikdy celou adresu), a označení kampaně z odkazu (parametry utm), pokud ho odkaz obsahuje. Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

4.3 Mapy na webech salonů. Mapa v sekci Kontakt se načítá z otevřené mapové služby OpenFreeMap, které prohlížeč přitom předá vaši IP adresu; OpenFreeMap cookies nepoužívá. Pokud mapu nelze zobrazit, nabídne web mapu Google Maps, která se načte až po vašem kliknutí. Do té doby se na servery Google nic neodesílá a žádné cookies Google se neukládají. Po kliknutí prohlížeč předá Googlu vaši IP adresu a Google může použít vlastní cookies podle svých zásad.

4.4 Recenze Google na webech salonů se načítají přes rozhraní Google Places; zobrazují se jméno, text a fotografie autora recenze tak, jak je zveřejnil na Google. Fotografie autorů se načítají ze serverů Google.

4.5 Formulář „Domluvit ukázku“. Když na glevi.cz vyplníte formulář pro domluvení ukázky, uložíme e-mail, telefon, odkaz na web salonu (pokud ho zadáte) a čas odeslání. Údaje použijeme jen k tomu, abychom vás kontaktovali a ukázku domluvili. Formulář sám nespouští procházení webu salonu ani jiné zpracování a automatickou odpověď neposíláme. Proti zneužití formuláře pracujeme s IP adresou a e-mailem jen v podobě jednosměrných otisků pro omezení počtu odeslání; jejich platnost vyprší nejpozději po dvou hodinách. Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). Pokud se salon nestane zákazníkem, údaje z formuláře mažeme po 180 dnech bez další aktivity, stejně jako v čl. 3.3.

Článek 5. Klienti salonů (Glevi je zpracovatel, správcem je salon)

5.1 Kdo rozhoduje. O tom, jaké údaje o klientech salon vede, k čemu a jak dlouho, rozhoduje salon. Glevi je zpracovává jen za účelem poskytování služby salonu, podle smlouvy o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR). Tento článek slouží k informaci; úplné informace o zpracování má poskytnout salon (vzor je v příloze A).

5.2 Jaké údaje se v Glevi o klientech salonu mohou zpracovávat

• jméno, telefon (slouží jako identifikátor klienta v salonu), e-mail, případně pohlaví, datum narození, štítky;
• rezervace a historie návštěv: služby, termíny, pracovník, ceny, platby zaznamenané na pokladně, zrušení a nedostavení se, zápisy na čekací listinu;
• poznámky salonu, receptury (např. míchání barvy), fotografie výsledků práce;
• údaje o zdravotním stavu, pokud je salon zapíše: alergie a kontraindikace (např. alergie na PPD nebo amoniak, těhotenství, diabetes, léky na ředění krve, mykóza, opar, zánět pleti, léčba retinoidy);
• souhlasy se zasíláním zpráv a odhlášení z připomínek (s časem a zněním souhlasu);
• odeslané SMS a e-maily a stav jejich doručení;
• u AI recepční: telefonní číslo volajícího, textový přepis hovoru, shrnutí a výsledek hovoru, vzkazy pro salon, poznámka ke klientovi zapsaná na žádost volajícího;
• při importu klientů: nahraný soubor CSV nebo fotografie stránky papírového diáře (čte ji AI model).

5.3 Co s údaji děláme jako zpracovatel: ukládáme je, zobrazujeme salonu podle oprávnění jeho rolí, vytváříme rezervace z webu, widgetu a telefonu, posíláme jménem salonu potvrzení, připomínky a další zprávy, zpracováváme je v AI asistentovi a AI recepční, zálohujeme je a chráníme.

5.4 Údaje o zdraví jsou zvláštní kategorií osobních údajů (čl. 9 GDPR). Salon je smí zapsat jen s výslovným souhlasem klienta, který zaznamená, a jen v rozsahu nutném pro bezpečné provedení služby.

5.5 Zprávy. Rezervace a provozní zprávy k ní (potvrzení, přesunutí, zrušení, připomínka termínu) salon zpracovává, protože jsou nezbytné pro splnění rezervace (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); souhlas k nim není potřeba. Rezervační formulář a widget proto nemají zaškrtávací políčko se souhlasem, jen informační větu s odkazem na informace salonu o zpracování osobních údajů. Připomínky obsahují odkaz na odhlášení; po odhlášení klient připomínky od daného salonu nedostává (odhlášení lze vrátit). E-maily chodí z adresy „[Salon] přes Glevi <rezervace@glevi.cz>“. Odkaz na odhlášení v SMS má tvar glevi.cz/u/… a neobsahuje žádné osobní údaje.

5.6 AI recepční se volajícímu představí jako AI recepční salonu. Zvukový záznam hovoru Glevi neukládá; ukládá textový přepis a shrnutí pro salon. Přepis, shrnutí a číslo volajícího se automaticky mažou 120 dní po hovoru. Poskytovatel hlasové technologie (ElevenLabs) a telefonní operátor (Twilio) mohou vést vlastní záznamy o hovoru podle nastavení účtu.

5.7 Jak dlouho: po dobu, kterou určí salon. Po ukončení smlouvy salonu s Glevi zůstávají údaje uloženy beze změny; automatický export ani výmaz po ukončení smlouvy neprobíhá. Na žádost salonu mu po ukončení smlouvy data pošleme a smažeme je do 30 dnů. Lhůty v čl. 5.6 platí i nadále. Salon může údaje klienta kdykoli smazat funkcí „Smazat osobní údaje“: smažou se jméno, telefon, e-mail, pohlaví, narozeniny, štítky, poznámky, receptury, alergie, kontraindikace a fotografie; z odeslaných zpráv, zápisů na čekací listině, hovorů a vzkazů AI recepční, konverzací AI asistenta a auditních záznamů se odstraní jméno a kontakty; budoucí rezervace klienta se zruší bez zprávy klientovi; neodeslané zprávy se zablokují. Historie návštěv a tržeb zůstane bez identifikace klienta.

Článek 6. Příjemci a zpracovatelé (subdodavatelé)

6.1 Údaje neprodáváme. Předáváme je jen poskytovatelům, kteří pro nás zajišťují provoz služby, a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

6.2 DPF znamená EU-US Data Privacy Framework, SCC standardní smluvní doložky a BCR závazná podniková pravidla. Kopii příslušných záruk pro předání mimo EU si můžete vyžádat na info@glevi.cz.

Článek 7. Zabezpečení

Údaje chráníme zejména: šifrovaným přenosem (HTTPS/TLS), oddělením dat jednotlivých salonů (každý záznam nese identifikaci salonu, kontrola na serveru a pravidla v databázi – Row Level Security), oprávněními podle rolí, auditními záznamy u citlivých operací (export, výmaz, přístup podpory), přístupem podpory jen v nezbytném rozsahu, časově omezeným a zaznamenaným u každého přístupu, mlčenlivostí našich pracovníků, logy bez obsahu zpráv a osobních údajů a tím, že tajné klíče poskytovatelů nejsou dostupné AI modelům. Podrobnosti jsou ve smlouvě o zpracování osobních údajů.

Článek 8. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k údajům a jejich kopii,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz, pokud údaje již nejsou potřeba nebo zpracování nemá právní základ,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů, které jste poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (a kdykoli proti přímému marketingu),
• odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno (odvolání nemá vliv na dřívější zpracování),
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování s právními účinky (Glevi takové rozhodování neprovádí; AI návrhy vždy potvrzuje člověk),
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Žádosti týkající se účtu salonu posílejte na info@glevi.cz; vyřídíme je do jednoho měsíce. Jste-li klientem salonu, obraťte se na salon; žádosti, které přijdou nám, předáme salonu bez zbytečného odkladu.

Článek 9. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat; aktuální verze je vždy na https://glevi.cz/ochrana-osobnich-udaju. O podstatných změnách informujeme uživatele účtů e-mailem nebo v aplikaci.

Příloha A. Vzor informace pro klienty salonu (text pro salon, k úpravě)

Tento vzor je určen salonu jako správci. Salon ho doplní a zveřejní (např. přes odkaz „Ochrana osobních údajů“ v patičce webu).

Informace o zpracování osobních údajů klientů salonu [NÁZEV SALONU]

Správce: [NÁZEV/JMÉNO SALONU], IČO [IČO], [ADRESA], kontakt [E-MAIL, TELEFON].

• Rezervace a péče o vás. Zpracováváme vaše jméno, telefon, e-mail, rezervace, historii návštěv a poznámky k provedeným službám, abychom mohli rezervaci přijmout a službu provést (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). Účetní údaje uchováváme podle zákona (písm. c).
• Potvrzení a připomínky. Potvrzení a změny rezervace vám posíláme SMS/e-mailem, protože jsou nutné pro vaši rezervaci (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). Připomínky termínu posíláme [na základě oprávněného zájmu / vašeho souhlasu]; z připomínek se můžete kdykoli odhlásit odkazem ve zprávě.
• Zdravotní údaje. Pokud nám sdělíte alergii nebo jiný zdravotní údaj důležitý pro bezpečné provedení služby (např. těhotenství, kožní onemocnění), zapíšeme ho jen s vaším výslovným souhlasem (čl. 9 odst. 2 písm. a GDPR), který si zaznamenáme. Souhlas můžete kdykoli odvolat; údaj pak smažeme.
• Fotografie výsledku ukládáme [jen s vaším souhlasem]; zveřejníme je jen s vaším výslovným souhlasem.
• Telefonická AI recepční [pokud ji salon používá]: hovor vyřizuje umělá inteligence; ukládáme vaše telefonní číslo, textový přepis a shrnutí hovoru, abychom mohli vyřídit vaši rezervaci nebo vzkaz.
• Zpracovatel. Rezervační systém nám poskytuje This is fine s.r.o. (Glevi) a jeho subdodavatelé (hosting, odesílání SMS a e-mailů, AI služby); jejich seznam je v zásadách Glevi na https://glevi.cz/ochrana-osobnich-udaju.
• Doba uložení. [LHŮTA, např. po dobu, kdy k nám chodíte, a [3] roky od poslední návštěvy].
• Vaše práva. Přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka, odvolání souhlasu, stížnost u ÚOOÚ (www.uoou.cz).